Los servicios son prestados bajo la marca comercial Enviamos Digital, con domicilio en Colombia.
Para todo efecto operativo, de soporte, notificaciones legales y para la atención de peticiones, consultas o reclamos relacionados con la protección de datos personales (Habeas Data), el único canal oficial habilitado es el correo electrónico: info@enviamosdigital.com. La contratación de los servicios se procesa a través de la infraestructura y pasarelas de pago digitales habilitadas en el sitio web oficial.
Enviamos Digital actuará como RESPONSABLE del Tratamiento de los datos recolectados directamente de sus Clientes y prospectos. Asimismo, actuará como ENCARGADO del Tratamiento respecto de los datos de Usuarios Finales procesados por cuenta de sus Clientes a través de las plataformas, sitios web, asistentes inteligentes o flujos de automatización contratados.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad se rige por la normativa vigente en la República de Colombia en materia de protección de datos personales, principalmente:
a) El Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
b) La Ley Estatutaria 1581 de 2012
c) El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y el Decreto 1377 de 2013
d) La Ley 1266 de 2008, la Ley 527 de 1999 sobre Comercio Electrónico y Mensajes de Datos
Esta Política aplica a todas las bases de datos, físicas o digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, transferencia, transmisión o supresión por parte de Enviamos Digital, tanto en calidad de Responsable como de Encargado del Tratamiento.
Asimismo, aplica a todas las interacciones realizadas a través del sitio web oficial, formularios de captura, asistentes inteligentes, canales de mensajería y demás herramientas tecnológicas implementadas o administradas por Enviamos Digital.
Para la correcta interpretación de esta Política y de conformidad con el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se entenderá por:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible, calificado como tal por la ley o la Constitución
Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, transmisión, transferencia o supresión.
Persona natural (lead, cliente, paciente, consumidor) que interactúa con las plataformas, sitios web, sistemas de agendamiento, formularios o asistentes de Inteligencia Artificial desplegados por Enviamos Digital por cuenta de sus Clientes.
Para efectos del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el correcto deslinde de responsabilidades operativas y legales, las partes reconocen la diferenciación de roles según la naturaleza del dato procesado:
Enviamos Digital actuará directamente como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales recopilados de sus Clientes directos. En estos casos, Enviamos Digital determina las finalidades, el alcance y las políticas de custodia sobre dicha información.
Respecto de los datos personales de los Usuarios Finales que sean capturados, procesados, transmitidos o almacenados a través de las páginas web, asistentes inteligentes, sistemas de agendamiento o demás servicios ofrecidos por Enviamos Digital:
a) El CLIENTE actuará de forma exclusiva en calidad de RESPONSABLE del Tratamiento, siendo el único llamado a garantizar que cuenta con la Autorización previa, expresa e informada de dichos Usuarios Finales para la captura y uso de sus datos.
b) Enviamos Digital actuará única y exclusivamente en calidad de ENCARGADO del Tratamiento, limitándose a ejecutar el procesamiento técnico, almacenamiento, estructuración y transmisión de la información por cuenta y bajo las instrucciones comerciales de su Cliente.
En su condición de Encargado del Tratamiento, Enviamos Digital no utilizará los datos de los Usuarios Finales de sus Clientes para fines propios, comerciales ni de prospección independiente, limitando su gestión estrictamente al soporte, mantenimiento e infraestructura contratada por el Cliente.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, Enviamos Digital aplicará de manera rigurosa e integral los principios rectores consagrados en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
El Tratamiento responde a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada de manera clara y previa al Titular al momento de la recolección.
El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para ofrecer un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
La información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación contractual o la labor técnica que justificó el Tratamiento.
Enviamos Digital recolecta y procesa diferentes tipos de información personal dependiendo de la naturaleza de la interacción con el usuario o cliente.
a) Datos de Clientes y Prospectos Comerciales (Enviamos Digital como Responsable):
• Datos de identificación y contacto.
• Datos corporativos y comerciales.
• Datos financieros y de facturación.
Enviamos Digital no captura, almacena ni procesa datos sensibles de instrumentos de pago, tales como números de tarjetas de crédito, débito o claves bancarias.
La recolección, procesamiento y almacenamiento de dicha información es realizada de manera directa y exclusiva por las pasarelas de pago y entidades financieras contratadas para tal fin, las cuales operan bajo sus propias políticas de privacidad y estándares de seguridad internacional (PCI-DSS).
Enviamos Digital no asume responsabilidad alguna por el tratamiento de datos financieros realizado por dichas plataformas de pago de terceros.
b) Datos de Usuarios Finales (Enviamos Digital como Encargado por cuenta del Cliente):
• Toda información, dato personal, registro, contenido, consulta o mensaje ingresado, transmitido, capturado o procesado a través de las páginas web, formularios, asistentes de Inteligencia Artificial, canales de mensajería o cualquier herramienta tecnológica desplegada por cuenta del Cliente por parte de Enviamos Digital.
Respecto a la totalidad de estos datos, el Cliente ostenta la calidad exclusiva de Responsable del Tratamiento y Enviamos Digital actúa estrictamente como Encargado del Tratamiento.
La recolección de los datos personales por parte de Enviamos Digital se realiza de forma directa o indirecta, utilizando cualquier medio técnico, digital, electrónico o automatizado implementado en la operación o prestación de los servicios. Dichos mecanismos comprenden, de manera general y no taxativa:
• Interfaces de Interacción Digital: Cualquier punto de contacto web, formulario, sistema de registro, suscripción, cotización o canal de mensajería operado por Enviamos Digital o desplegado por cuenta del Cliente.
• Asistentes Conversacionales e Inteligencia Artificial: Toda consulta, mensaje, comando, prompt o contenido ingresado por los usuarios finales en los asistentes inteligentes o herramientas conversacionales.
Los datos personales recolectados por Enviamos Digital serán tratados para las siguientes finalidades específicas:
• Gestiones contractuales, operativas y de soporte técnico del servicio contratado.
• Emisión de facturación electrónica, validación de transacciones y gestión de cobros.
• Envío de notificaciones operativas, alertas de vencimiento, cambios en los Términos y Condiciones o actualizaciones del servicio.
• Envío de comunicaciones comerciales, promociones y prospección sobre servicios de Enviamos Digital, previo consentimiento del Titular, entendiéndose que la aceptación tácita o expresa de la presente Política por parte del Titular constituye su consentimiento previo, explícito e informado para dicho fin.
• Cumplimiento de obligaciones legales, contables, fiscales y requerimientos de autoridades competentes.
• Ejecución técnica del almacenamiento, procesamiento y transmisión de los datos.
• Mantenimiento técnico, optimización de velocidad, seguridad del servidor y depuración de errores.
Enviamos Digital no solicita ni condiciona el acceso a sus servicios al suministro de datos personales sensibles. De conformidad con la legislación vigente, el Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, excepto en los casos previstos expresamente por la ley.
En los eventos en que por requerimiento técnico, normativo o por la naturaleza del servicio del Cliente resulte estrictamente necesario el procesamiento de datos sensibles de Usuarios Finales, el Cliente —en su calidad de Responsable del Tratamiento— garantizará la obtención del consentimiento previo, explícito e informado de los Titulares. Enviamos Digital, como Encargado, limitará su gestión al procesamiento técnico bajo las medidas de seguridad exigidas por la normativa aplicable.
El uso de los sitios web, asistentes inteligentes y servicios desarrollados o administrados por Enviamos Digital está dirigido exclusivamente a personas mayores de edad con capacidad legal para contratar. Enviamos Digital no recolecta de manera directa ni intencionada datos personales de menores de edad.
Si en el marco de la prestación de servicios para un Cliente se realiza el tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes, dicho tratamiento responderá al respeto de sus derechos prevalentes y requerirá la autorización previa, expresa e informada del representante legal o tutor del menor, obligación que recae exclusivamente en el Cliente como Responsable del Tratamiento.
De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos personales tratados por Enviamos Digital ostentan los siguientes derechos, los cuales se ejercerán bajo los parámetros y limitaciones operativas aquí establecidos:
Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Enviamos Digital en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Enviamos Digital para el Tratamiento de sus datos, salvo cuando legalmente se exceptúe dicho requisito de conformidad con el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por Enviamos Digital, previa solicitud dirigida al canal oficial, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Para todos los efectos contractuales y legales, la obligación de informar sobre el uso se entenderá plenamente cumplida y satisfecha mediante la puesta a disposición de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad, la cual detalla de forma exhaustiva las finalidades y alcances del procesamiento.
Enviamos Digital no estará obligada a expedir, desarrollar ni entregar informes adicionales, reportes individualizados de trazabilidad técnica, auditorías de logs ni historiales de interacción en tiempo real.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente. El Titular reconoce y acepta que, de conformidad con el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, la presentación de cualquier queja o reclamo ante la SIC exige como requisito de procedibilidad obligatorio e insubsanable el agotamiento previo del trámite de consulta o reclamo directo ante Enviamos Digital, debiendo aportar ante la autoridad la constancia de la solicitud radicada y la respuesta emitida o la prueba del vencimiento de los términos legales.
Revocar la Autorización concedida para el Tratamiento de sus datos y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o mediante la manifestación voluntaria del Titular, siempre que no exista un deber legal o contractual que ordene su permanencia.
Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de Enviamos Digital. El ejercicio de este derecho se sujetará a las siguientes condiciones operativas:
a) Formato de Entrega: El acceso se otorgará mediante una certificación en texto plano que enumere las categorías de datos personales efectivamente registradas del Titular.
Enviamos Digital no estará obligada a entregar copias de seguridad, logs de sistema, arquitecturas de software, registros de auditoría ni exportaciones de bases de datos.
b) Requisito de Especificidad: El Titular deberá precisar en su solicitud la categoría de datos o la relación contractual concreta sobre la cual requiere el acceso. No se tramitarán solicitudes genéricas, indeterminadas o de inspección abierta.
c) Reiteración y Congelamiento: Si el Titular ejerce este derecho más de una vez dentro de un mismo período semestral sin que hayan variado las finalidades ni los datos registrados, Enviamos Digital atenderá la solicitud remitiéndose al informe o certificación previamente emitida, sin que haya lugar a nuevas búsquedas o procesamientos técnicos.
El Titular de los datos personales, sus causahabientes o sus representantes legales podrán ejercitar en cualquier momento sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, o revocar la autorización otorgada, mediante el procedimiento formal que se detalla a continuación.
Toda solicitud deberá ser radicada exclusivamente a través del correo electrónico oficial de atención a Habeas Data: info@enviamosdigital.com. No se procesarán solicitudes verbales, por redes sociales o canales informales que no permitan constituir una prueba fehaciente de radicación.
Para proteger la privacidad de la información y evitar suplantaciones o entregas no autorizadas a terceros, la solicitud debe contener obligatoriamente:
1. Nombre completo y número de documento de identidad del Titular.
2. Copia digital del documento de identidad (Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería o Pasaporte). Si actúa mediante apoderado o representante, deberá adjuntar el documento que acredite la representación.
3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer el derecho, así como la pretensión concreta.
4. Dirección de correo electrónico autorizada para recibir la notificación y respuesta formal.
5. Documentos de soporte que considere necesarios para fundamentar su pretensión.
Si la solicitud no cumple con los requisitos mínimos de identificación, ENVIAMOS DIGITAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
Se entiende por Consulta la solicitud formularizada por el Titular para acceder o conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de la empresa.
Plazo Máximo de respuesta: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud completa.
Prórroga Legal: Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Entrega de Información: La respuesta se entregará en texto plano estructurado o formato estándar no modificable (PDF), limitándose a la categoría de datos expresamente requerida y salvaguardando los secretos comerciales e infraestructura del sistema.
El Titular que considere que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar un Reclamo.
Recepción e Inclusión de Leyenda: Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
Plazo máximo de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo.
Prórroga Legal: Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En aplicación de los Artículos 5º a 13 de la Ley 527 de 1999 y el Artículo 244 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), la manifestación del consentimiento y la aceptación de los términos normativos en las plataformas de ENVIAMOS DIGITAL se sujetan a las siguientes reglas probatorias:
Sellamiento de Integridad Criptográfica e Inalterabilidad: Todo acto de aceptación, autorización o firma digital registrado en la infraestructura tecnológica de ENVIAMOS DIGITAL genera de manera automatizada una matriz de evidencia electrónica compuesta por el sello de tiempo en formato Estándar UTC, dirección IP de origen, metadatos de sesión, agente de usuario e identificador de transacción. Dicha información es sometida a una función abreviada de hash criptográfico unidireccional bajo el algoritmo SHA-256, concatenada en origen con un secreto del servidor. La huella digital resultante garantiza la inmutabilidad del mensaje de datos y la imposibilidad técnica de alteración posterior sin la inmediata detección del sistema.
Presunción Legal de Autenticidad e Integridad: Los documentos electrónicos, logs de auditoría y certificaciones en formato portable no modificable (PDF) emitidos por la entidad, que contengan la huella criptográfica SHA-256, gozan de presunción legal de autenticidad, integridad y atribución respecto del Titular que ejecutó la acción. Se entienden como prueba fehaciente de la autorización previa, expresa e informada exigida por el Artículo 9º de la Ley 1581 de 2012.
Carga de la Prueba, Tacha de Falsedad e Impugnación Procesal: De conformidad con las reglas generales del derecho probatorio, la parte que desconozca, tache de falsa o impugne la autenticidad, atribución o integridad de las evidencias de consentimiento aportadas por ENVIAMOS DIGITAL, asumirá de pleno derecho la carga de la prueba. Para desvirtuar la presunción que ampara al mensaje de datos, el impugnante deberá promover el incidente de tacha de falsedad o desconocimiento conforme al procedimiento procesal legal aplicable, debiendo acreditar la supuesta alteración mediante dictamen pericial informático forense.
Exhibición de Cadena de Custodia: Ante requerimiento judicial o de autoridad administrativa competente, ENVIAMOS DIGITAL pondrá a disposición la cadena de custodia electrónica, los registros de auditoría y los elementos de configuración técnica necesarios para ejecutar la verificación matemática independiente de coincidencia del Hash SHA-256, ratificando la plena autenticidad del registro con la clave privada del servidor.
El tratamiento de los datos personales capturados por ENVIAMOS DIGITAL podrá implicar operaciones de transmisión y transferencia internacional de información para el cumplimiento de las finalidades operativas, contractuales, de almacenamiento y de soporte tecnológico autorizadas por el Titular. Dichas operaciones se sujetarán estrictamente a las reglas establecidas en el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias aplicables.
A efectos de la presente Política y conforme a la normativa vigente en la República de Colombia, se establecen las siguientes definiciones operativas:
Transmisión de Datos Personales: Operación de tratamiento que implica la comunicación o envío de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por cuenta del Encargado, manteniendo ENVIAMOS DIGITAL la condición de Responsable del Tratamiento.
Transferencia de Datos Personales: Operación que tiene lugar cuando ENVIAMOS DIGITAL, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
Para la operación, prestación, optimización, soporte, mantenimiento, seguridad y desarrollo de los Servicios, así como para la ejecución contractual y comercial, ENVIAMOS DIGITAL hace y hará uso de proveedores tecnológicos, plataformas de infraestructura en la nube, modelos de inteligencia artificial, procesadores de almacenamiento, pasarelas de pago, servicios de mensajería, telecomunicaciones y cualquier otra herramienta o servicio prestado por terceros, situados dentro o fuera del territorio colombiano.
Con la aceptación de la presente Política, el Titular autoriza de manera explícita, previa e irrevocable la transmisión y/o transferencia internacional y nacional de sus datos personales a favor de dichos terceros y proveedores.
De conformidad con el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se encuentra prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de información. No obstante, en estricta aplicación de las excepciones legales previstas en la citada norma, el Titular declara conocer y autorizar expresamente las transferencias y transmisiones internacionales de datos que ejecute ENVIAMOS DIGITAL, con fundamento en los siguientes supuestos:
Autorización Expresa e Inequívoca: La aceptación voluntaria e informada de la presente Política constituye manifestación expresa del Titular para el envío de información a servidores, nodos de almacenamiento en la nube o proveedores de servicios tecnológicos ubicados fuera del territorio colombiano.
Ejecución de la Relación Contractual: La transferencia de información que resulte estrictamente necesaria para la prestación del servicio, la ejecución de los contratos suscritos con ENVIAMOS DIGITAL, la integración de herramientas informáticas o el procesamiento de las solicitudes iniciadas por el Titular.
Requerimiento Legal y Defensa Judicial: La transferencia de información que sea legalmente exigida por autoridad pública en ejercicio de sus funciones, por mandato judicial, o para la salvaguardia del derecho de defensa de ENVIAMOS DIGITAL en procesos administrativos o arbitrales.
Cuando el cliente actúe en calidad de Responsable del Tratamiento y contrate los servicios de ENVIAMOS DIGITAL en calidad de Encargado, se aplicarán las siguientes reglas de operación e infraestructura:
Autorización General de Sub-procesamiento: La suscripción del contrato o la aceptación de los servicios faculta de manera general, previa e irrevocable a ENVIAMOS DIGITAL para subcontratar la infraestructura de hosting, servidores de base de datos, motores de analítica, pasarelas de pago y servicios de API de terceros nacionales o internacionales que considere técnicamente idóneos para la prestación del servicio.
Inexistencia de Relación Directa con Sub-encargados: ENVIAMOS DIGITAL mantendrá las medidas de seguridad lógicas bajo su control directo en el código desarrollado. No obstante, las interrupciones, vulnerabilidades físicas o fallas originadas directamente en la infraestructura del o servicios de terceros se regirán por las garantías y limitaciones de responsabilidad de dichos proveedores, no constituyendo incumplimiento imputable a ENVIAMOS DIGITAL.
Suministro de Evidencia Digital: La obligación de ENVIAMOS DIGITAL respecto de la cadena de custodia en transferencias o transmisiones internacionales se limita estrictamente a la conservación de las estampas de tiempo (UTC), registros de IP y la firma criptográfica Hash SHA-256 generada por el sistema al momento de la captura del dato, de conformidad con el alcance de sus desarrollos tecnológicos.
ENVIAMOS DIGITAL queda plena, libre e irrestrictamente autorizada para incorporar, utilizar y procesar la información en cualquier herramienta, modelo o plataforma de Inteligencia Artificial (IA), para cualquier finalidad operativa, técnica, comercial, administrativa, de desarrollo, soporte o de gestión interna que considere conveniente en el ejercicio de su actividad o en la prestación de los Servicios, sin limitación de uso, materia o plataforma.
El uso de herramientas de Inteligencia Artificial forma parte integral de la infraestructura y del flujo de trabajo interno de ENVIAMOS DIGITAL. En consecuencia:
Autorización General de Insumos: El Titular y/o el Cliente autorizan expresamente que los datos, consultas, textos, especificaciones técnicas, archivos, metadatos, registros o instrucciones suministrados a ENVIAMOS DIGITAL sean procesados, analizados, transformados o sintetizados mediante herramientas de Inteligencia Artificial de terceros o propias.
Arquitectura de Procesamiento Directo: El Cliente reconoce y acepta que el procesamiento mediante Inteligencia Artificial se ejecuta de forma directa sobre los insumos suministrados para la correcta prestación del servicio. Por tanto, la no aplicación de procesos de anonimización, seudonimización o tokenización sobre los datos constituye la modalidad técnica ordinaria de operación convenida, estando plenamente amparada por la presente autorización y sin que dicha condición configure incumplimiento contractual, falla en el servicio o vulneración a los deberes de gestión de información.
El Titular y/o Cliente reconoce y acepta que las herramientas y modelos de Inteligencia Artificial utilizados por ENVIAMOS DIGITAL son desarrollados, alojados y operados por proveedores independientes y autónomos. En consecuencia:
Ausencia de Control Operativo sobre Terceros: ENVIAMOS DIGITAL no ejerce control sobre la infraestructura, servidores, algoritmos, políticas de privacidad, términos de servicio, ni sobre las prácticas de retención, procesamiento o entrenamiento que dichos terceros apliquen en sus plataformas. Por ende, ENVIAMOS DIGITAL queda eximida de responsabilidad directa, indirecta, solidaria o subsidiaria por el tratamiento de la información ejecutado por dichos proveedores o sus filiales.
Exoneración por Incidentes y Cambios Técnicos: ENVIAMOS DIGITAL no responderá bajo ninguna circunstancia por:
• Vulneraciones de seguridad, filtraciones, accesos no autorizados o ataques cibernéticos ocurridos en los sistemas de los proveedores de IA.
• Modificaciones unilaterales en los términos de servicio, políticas de privacidad o en la clasificación de protección de datos por parte de dichos terceros.
• La eventual reutilización de datos por las plataformas de IA para el entrenamiento de sus propios modelos o algoritmos.
• Interrupciones del servicio, degradación de rendimiento, descontinuación de modelos, pérdida de datos o bloqueos de acceso generados por los terceros proveedores.
Aceptación de Condiciones del Ecosistema: La información procesada mediante herramientas de Inteligencia Artificial en el flujo de trabajo quedará sujeta de manera directa y automática a las condiciones, limitaciones y políticas de tratamiento del proveedor de la herramienta respectiva.
El Titular y el Cliente declaran conocer y aceptar que los modelos de Inteligencia Artificial son sistemas probabilísticos y no deterministas, por lo que las respuestas, análisis, códigos o contenidos generados por dichos modelos pueden contener imprecisiones, inconsistencias, errores o sesgos (alucinaciones).
Inexistencia de Garantía de Exactitud: Las respuestas o insumos generados por módulos o herramientas de IA integrados en las plataformas o flujos de trabajo de ENVIAMOS DIGITAL constituyen herramientas de asistencia y automatización, pero en ningún caso configuran asesoría jurídica, médica, financiera, contable o técnica vinculante.
Limitación de Responsabilidad Operativa: ENVIAMOS DIGITAL no responderá por daños directos, indirectos, emergentes, lucro cesante o pérdidas comerciales derivadas de decisiones tomadas por el Cliente o por terceros basándose de forma exclusiva en las respuestas, análisis o insumos emitidos por los algoritmos de IA.
ENVIAMOS DIGITAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que estén a su alcance para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de conformidad con el principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012.
ENVIAMOS DIGITAL implementa controles lógicos, administrativos y técnicos acordes a las buenas prácticas de la industria de software para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Dichas medidas contemplan:
Protección en Transmisión: Protocolos de comunicación segura para el cifrado de datos en tránsito a través de entornos web.
Control de Accesos: Mecanismos de autenticación y acceso restrictivo a entornos de almacenamiento, aplicaciones y bases de datos.
Inalterabilidad de Evidencia Digital: Registro automatizado de trazabilidad, metadatos, estampas de tiempo y resúmenes criptográficos para respaldar la integridad y prueba de las transacciones y autorizaciones otorgadas.
La seguridad de la información es una obligación compartida. ENVIAMOS DIGITAL queda completamente eximida de responsabilidad por vulneraciones de seguridad o incidentes originados por imprudencia, negligencia o mal uso de los sistemas por parte del Cliente o de sus usuarios finales. En consecuencia:
Custodia de Credenciales: El Cliente o usuario es el único responsable de mantener la confidencialidad de sus claves de acceso, usuarios, tokens o contraseñas de administración. Cualquier operación realizada mediante sus credenciales se presumirá efectuada directamente por el Cliente.
Dispositivos y Redes del Usuario: ENVIAMOS DIGITAL no responderá por brechas ocasionadas por software malicioso, vulnerabilidades en los dispositivos del usuario o conexiones a través de redes inseguras.
Configuraciones e Integraciones de Terceros: El Cliente responderá de forma exclusiva por las fallas de seguridad derivadas de conectores, scripts, herramientas o software de terceros no desarrollados directamente por ENVIAMOS DIGITAL que solicite integrar en sus servicios o entorno web.
El Titular y el Cliente reconocen que ningún sistema informático es invulnerable a ciberataques avanzados. ENVIAMOS DIGITAL no garantiza la inexpugnabilidad absoluta de sus aplicaciones o servidores.
Inexistencia de Responsabilidad por Ataques Externos: ENVIAMOS DIGITAL no responderá civil, administrativa ni penalmente por la pérdida, filtración, alteración o acceso no autorizado a datos que se derive de ciberataques, intrusiones ilegítimas, denegación de servicios o vulnerabilidades en la infraestructura de hosting, servidores en la nube o proveedores de telecomunicaciones.
Exención por Fuerza Mayor o Caso Fortuito:Las interrupciones operativas, fallas masivas de la red de Internet, caídas de centros de datos de terceros o eventos de caso fortuito o fuerza mayor eximen de manera total a ENVIAMOS DIGITAL de cualquier responsabilidad, indemnización o incumplimiento de niveles de servicio.
En caso de detectarse un incidente de seguridad que afecte de manera sustancial la confidencialidad o integridad de los datos personales almacenados en los sistemas bajo control directo de ENVIAMOS DIGITAL, se activará el siguiente procedimiento:
Contención e Investigación: Se aplicarán las medidas de contención técnica pertinentes para mitigar el impacto.
Notificación a la Autoridad: Se reportará el incidente a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los términos y plazos fijados por la normativa vigente.
Comunicación al Titular: Cuando la brecha represente un riesgo alto para los Titulares, se informará la naturaleza del incidente y las medidas adoptadas.
De conformidad con el Artículo 9º del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ENVIAMOS DIGITAL.
ENVIAMOS DIGITAL conservará los datos personales de los Titulares, bloqueando su uso para fines comerciales o de marketing, pero manteniéndolos almacenados en sus bases de datos bajo estrictos controles de seguridad, en los siguientes supuestos:
Cumplimiento de Deberes Fiscales y Contables:La información asociada a facturación, transacciones de pago, contrataciones y registros contables se conservará por el término legal mínimo exigido por el Estatuto Tributario colombiano y el Código de Comercio, para atender auditorías o requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) u organismos de control fiscal.
Relación Contractual Vigente:Los datos necesarios para el mantenimiento de la infraestructura, administración de accesos, soporte técnico o ejecución de los servicios suscritos no podrán ser suprimidos mientras se encuentre activa la relación comercial o contractual entre el Cliente y ENVIAMOS DIGITAL.
Plazos de Prescripción de Acciones Legales: La información de contacto y la evidencia digital de las transacciones procesadas se mantendrán almacenadas durante los términos de prescripción de las acciones civiles, comerciales o administrativas derivadas de los contratos ejecutados, a efectos de garantizar el derecho de defensa de ENVIAMOS DIGITAL en eventuales litigios o reclamaciones.
En los casos en que proceda una excepción legal o contractual a la supresión definitiva de los datos personales:
Inactivación Operativa:ENVIAMOS DIGITAL procederá al bloqueo de la información en sus sistemas operativos de uso diario, impidiendo que los datos sean utilizados para el envío de comunicaciones comerciales, prospección o entrenamiento de herramientas de soporte.
Conservación Pasiva: Los datos serán trasladados a un estado de almacenamiento restringido o de archivo pasivo, al cual solo tendrá acceso el personal autorizado para responder exclusivamente a mandatos judiciales, requerimientos de autoridades públicas o requerimientos de auditoría legal.
Destrucción Definitiva: Una vez vencidos los plazos legales, fiscales o de prescripción aplicables a cada categoría de datos, ENVIAMOS DIGITAL ejecutará la eliminación segura o anonimización irreversible de la información de sus bases de datos.
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El acceso, navegación, uso de las plataformas digitales de ENVIAMOS DIGITAL o la interacción con sus avisos informativos constituye la aceptación expresa, previa e incondicional de esta Política de Tratamiento de Datos y la autorización para el uso pleno de tecnologías de rastreo y analítica, sin restricción alguna.
El usuario reconoce y acepta que los datos recopilados por herramientas de terceros se sujetan complementariamente a las políticas de privacidad de dichos terceros, sobre los cuales ENVIAMOS DIGITAL no ejerce control fuera de sus propios dominios.
El usuario podrá en cualquier momento restringir, bloquear o eliminar las cookies directamente desde la configuración de su navegador web. El bloqueo de cookies técnicas podrá limitar el funcionamiento de la plataforma.
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad rige a partir de la fecha de publicación indicada en su encabezado y permanecerá vigente hasta la entrada en vigor de una versión posterior.
ENVIAMOS DIGITAL se reserva el derecho de modificar, actualizar, adicionar o reformar de manera unilateral la presente Política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, regulatorias, requerimientos técnicos o cambios en el modelo de negocio.
Cuando las modificaciones impliquen un cambio sustancial en las finalidades del tratamiento o en los derechos de los Titulares, ENVIAMOS DIGITAL informará dichos cambios con una antelación mínima de quince (15) días calendario a su fecha de entrada en vigencia, mediante comunicación enviada al correo electrónico registrado por el Cliente, aviso formal en la plataforma o publicación destacada en el sitio web oficial (enviamosdigital.com).
Si el Titular o Cliente no manifiesta su oposición por escrito, no revoca su autorización ni solicita la cancelación del servicio dentro de dicho plazo, el procesamiento de la siguiente renovación recurrente, el pago del periodo facturado o la continuidad en el uso de los servicios y plataformas constituirá su aceptación expresa, tácita, incondicional y vinculante de la nueva versión de la Política.
Los datos personales recolectados serán conservados por ENVIAMOS DIGITAL durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, para atender las obligaciones legales, tributarias o contables aplicables, o hasta cuando el Titular solicite expresamente su supresión o revoque la autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia.